E-faktura: företag som mottagare

Fakturamottagare

Små företag kan välja att ta emot fakturorna i Internetbanken precis som privatpersoner, medan lite större företag, eller för den delen kommuner, landsting och myndigheter, kan ta emot fakturorna som en fil direkt in i ekonomisystemet.

Företaget som har avtal med sin bank om e-faktura får fakturor i många olika format (papper, olika e-format). Bankerna kan vid behov erbjuda konvertering av de olika formaten till ett och samma format, som passar företagets egna ekonomisystem. För ett företag med hundratals olika leverantörer innebär det minskad administration.

Andra fördelar med e-faktura är att man kan få automatisk matchning mellan ankommande fakturor  och order- och prislista, för att se att det stämmer med vad man kommit överens om. En automatisk kontroll gentemot leverantörs-reskontran och listan med godkända kontonummer minskar risken för att betala bluffakturor. Automatisk attestering i stället för manuell sparar jobb, liksom att betalningen kan ske automatiskt.

Ett medelstort företag eller en kommun tar ofta emot tiotusentals fakturor varje år, och kan frigöra mycket resurser på att göra hanteringen av dem mer effektiv.

Fakturautställare

Det företag som är fakturautställare har också olika valmöjligheter vad gäller e-fakturalösningar, beroende på om det är stort eller litet:

Små företag, exempelvis en blomsterhandlare, som skickar få fakturor kan skapa dem i Internetbanken eller i ett webbaserat gränssnitt.

Medelstora företag, till exempel ett plåtslageri som skickar något hundratal fakturor i månaden, kan behöva högre automatiseringsgrad. Fakturorna skickas då iväg på datafil, i stället för styckvis, till banken som sedan distribuerar dem vidare till mottagarna. Fakturorna genereras automatiskt ur företagets ekonomisystem med hjälp av en programvara som bankerna erbjuder.

Stora företag, till exempel en byggkoncern med volymer på tiotusentals fakturor per år, har stora besparingar att hämta på en effektiviserad hantering. När sådana stora företag ska e-fakturera vill de ofta ha skräddarsydda lösningar som passar just deras verksamhet, vilket bankerna också kan hjälpa till med.

Bankerna samlar splittrad marknad

E-fakturalösningarna för företag är många och det är inte bara bankerna som erbjuder dem. Ett problem hittills har varit att det inte finns en överenskommen standard. Det gör att den ena e-fakturalösningen kanske inte pratar med den andra. För företag med många olika motparter har det därför krävts flera olika avtal med e-fakturaförmedlare för att kunna ta emot och skicka e-fakturor.

Bankerna arbetar dock med att knyta ihop sina e-fakturalösningar så att fakturautställare och fakturamottagare ska kunna nå varandra med bara en kontaktpunkt, oavsett vilka lösningar som är inblandade. Bankföreningen håller i samarbetet som handlar om att utveckla och förvalta regelverk, gemensamma standarder och tekniska lösningar.

EU-kommissionen har också gett uppdrag åt den Europeiska standardiseringsorganisationen CEN att verka för en europeisk e-fakturastandard.

Publicerad den 20 oktober 2011